La participation au processus BEM est volontaire. La charge de l'initiative en matière de gestion de l'insertion professionnelle incombe à l'employeur, qui invite les salariés malades à un premier entretien et leur indique à cette occasion les objectifs de la procédure. Toutefois, la condition impérative pour le lancement d'un processus BEM est l'accord de la personne concernée. Si la personne refuse de participer à un entretien BEM, la procédure est immédiatement terminée. En revanche, si l'employé(e) accepte l'invitation, le comité d'entreprise ou du personnel contrôle que les dispositions légales sont respectées. En outre, il est l'interlocuteur de la personne concernée et exerce ses droits de codécision en cas de mesures concrètes résultant de la gestion de l'insertion professionnelle.